Términos y Condiciones del Servicio

1. Identificación de las partes

Los servicios se ofrecen bajo la marca Phoenix Worldwide Logistics, operada por Phoenix Worldwide Colombia S.A.S.

En estas condiciones, la expresión “cliente” hace referencia a la persona natural o jurídica que solicita o contrata un servicio. La expresión “proveedor” hace referencia a Phoenix Worldwide Colombia S.A.S., en los términos del contrato o propuesta aceptada.

2. Objeto y alcance de los servicios

Estos términos establecen condiciones generales para los servicios empresariales que puedan ofrecerse, de acuerdo con el alcance aceptado en cada propuesta comercial.

• Reubicación de oficinas y espacios corporativos.
• Traslado industrial de maquinaria, equipos y activos empresariales.
• Traslado especializado de laboratorios y equipos de precisión.
• Traslado de químicos y operaciones relacionadas, sujeto a evaluación técnica, permisos y requisitos de seguridad aplicables.

No todos los servicios están disponibles para todos los proyectos. Su viabilidad dependerá de la ubicación, las condiciones del sitio, las características de los activos, los recursos requeridos y la normativa aplicable.

3. Solicitudes y cotizaciones

Para preparar una cotización, el cliente deberá suministrar información suficiente y veraz sobre el proyecto, incluyendo, cuando corresponda:

• Ubicación de origen y destino.
• Tipo, cantidad, dimensiones y peso de los activos.
• Condiciones de acceso, cargue, descargue y maniobra.
• Fechas previstas y restricciones operativas.
• Requisitos de embalaje, instalación, desconexión o montaje.
• Condiciones especiales de seguridad, permisos o manipulación.

Las cotizaciones se elaborarán con base en la información disponible y estarán sujetas a su plazo de vigencia, alcance, exclusiones y demás condiciones expresamente indicadas.

Si la información entregada es incompleta o cambia después de la cotización, podrá ser necesario revisar los precios, los tiempos y la viabilidad del servicio.

4. Contratación y aceptación del servicio

El envío de una consulta o solicitud de cotización no constituye, por sí mismo, la aceptación de un servicio.

La contratación se entenderá formalizada mediante el mecanismo acordado entre las partes, por ejemplo, la aceptación escrita de una propuesta, la firma de un contrato o la emisión y aceptación de una orden de servicio.

Antes de iniciar las operaciones, las partes deberán definir el alcance, los responsables, las condiciones económicas, la programación y cualquier requisito técnico o de seguridad relevante para el proyecto.

5. Obligaciones del cliente

En función del alcance contratado, el cliente deberá:

• Entregar información correcta y completa sobre los activos y el lugar de operación.
• Facilitar el acceso a las instalaciones y coordinar los permisos que le correspondan.
• Informar sobre riesgos, restricciones, materiales peligrosos y condiciones especiales.
• Designar un contacto autorizado para coordinar las actividades.
• Realizar los pagos acordados en los plazos establecidos.
• Preparar los activos o instalaciones cuando dicha preparación esté a su cargo.
• Obtener las autorizaciones que le correspondan como propietario, tenedor o responsable de los bienes.
• Comunicar oportunamente cualquier cambio que pueda afectar el servicio.

La distribución específica de estas responsabilidades deberá quedar definida en la propuesta o contrato correspondiente.

6. Obligaciones del proveedor

De acuerdo con el alcance contratado, Phoenix Worldwide Colombia S.A.S. procurará:

• Ejecutar las actividades expresamente incluidas en el servicio aceptado.
• Coordinar la programación operativa con el cliente.
• Informar sobre novedades relevantes que puedan afectar la ejecución.
• Aplicar las medidas operativas y de seguridad que correspondan al servicio contratado.
• Utilizar los recursos y procedimientos acordados para el proyecto.
• Gestionar las actividades bajo su responsabilidad conforme al contrato y a la normativa aplicable.

El alcance de estas obligaciones dependerá de los servicios efectivamente contratados y no incluye automáticamente actividades que no estén contempladas en la propuesta.

7. Alcance, cambios y servicios adicionales

Las actividades contratadas serán las descritas en la propuesta comercial, el contrato o la orden de servicio aceptada.

Cualquier modificación de cantidades, ubicaciones, fechas, condiciones de acceso, características de los activos o actividades requeridas podrá afectar el precio y la programación.

Los trabajos adicionales deberán ser revisados y aprobados por las partes antes de su ejecución, salvo que exista una situación que requiera medidas urgentes conforme a lo acordado y a la normativa aplicable.

8. Tarifas, facturación y pagos

Los precios, impuestos, anticipos, hitos de facturación y condiciones de pago serán los indicados en la propuesta comercial o contrato aceptado.

Salvo que se indique expresamente lo contrario, una cotización no debe entenderse como una autorización para realizar actividades adicionales sin aprobación del cliente.

Cuando surjan variaciones de alcance, tiempos de espera, restricciones operativas u otros conceptos no contemplados inicialmente, las partes deberán revisar su tratamiento económico conforme a las condiciones acordadas.

Cualquier consecuencia derivada de retrasos en los pagos, incluidos los mecanismos de cobro permitidos, se regirá por el contrato y la legislación aplicable.

9. Programación y ejecución del servicio

Las fechas de inicio, duración estimada, hitos y horarios se definirán según la naturaleza del proyecto y las condiciones acordadas.

La programación puede verse afectada por condiciones de acceso, autorizaciones, disponibilidad de instalaciones, restricciones de transporte, condiciones de seguridad, fuerza mayor u otros factores relevantes.

Si surge una circunstancia que pueda afectar materialmente la programación, las partes deberán coordinar las medidas razonables para gestionar el cambio.

Cualquier compromiso específico de continuidad operativa, duración o fecha de entrega deberá quedar expresamente documentado en el acuerdo comercial.

10. Seguridad y mercancías especiales

Algunos proyectos requieren procedimientos técnicos, permisos, equipos especializados y controles de seguridad adicionales. Estos requisitos deberán evaluarse antes del inicio de las operaciones.

Traslados industriales y equipos especializados

El cliente deberá informar sobre las características de la maquinaria, sus puntos de izaje, peso, dimensiones, conexiones, condiciones de operación y demás factores relevantes que conozca o deba suministrar.

Laboratorios y equipos de precisión

Las actividades de desconexión, embalaje, transporte, instalación, calibración o validación solo se entenderán incluidas cuando estén contempladas expresamente en el alcance contratado.

Químicos y materiales peligrosos

Antes de aceptar este tipo de operación, será necesario identificar las sustancias, sus características de riesgo, los requisitos de transporte, la documentación y las medidas de seguridad aplicables.

El cliente deberá declarar de forma completa y veraz las sustancias y los riesgos conocidos. La prestación de estos servicios estará condicionada a la viabilidad técnica y al cumplimiento de las autorizaciones y requisitos legales correspondientes.

11. Riesgos, seguros y responsabilidad

Las responsabilidades de cada parte se determinarán de acuerdo con las obligaciones asumidas, las circunstancias del proyecto, los documentos contractuales y la legislación aplicable.

Las partes deberán establecer, cuando corresponda, los mecanismos de aseguramiento, la valoración de los bienes, las condiciones de cobertura, las exclusiones y el procedimiento para reportar incidentes.

No se entenderá que existe una cobertura de seguro específica por el solo hecho de contratar un servicio. El alcance de cualquier póliza deberá confirmarse expresamente.

Nada de lo establecido en estos términos pretende excluir responsabilidades que legalmente no puedan excluirse ni limitar derechos irrenunciables.

12. Reprogramaciones y cancelaciones

Las solicitudes de reprogramación o cancelación deberán comunicarse tan pronto como sea posible a través de los canales acordados entre las partes.

Las condiciones aplicables, incluidos los plazos de aviso, los costos de actividades ya ejecutadas, los compromisos con terceros y los gastos no recuperables, deberán estar definidas en la propuesta o contrato aceptado.

Si el contrato no contempla una situación concreta, las partes deberán resolverla conforme al acuerdo que resulte aplicable y a la legislación vigente.

13. Fuerza mayor y circunstancias externas

Ninguna disposición de estos términos pretende atribuir responsabilidad automática a una parte por hechos que, conforme a la legislación aplicable, puedan constituir fuerza mayor o caso fortuito.

Cuando se presenten circunstancias extraordinarias que afecten la ejecución, las partes deberán comunicarse oportunamente y evaluar alternativas razonables para reducir sus efectos.

Las consecuencias concretas sobre los plazos, los costos, la suspensión o la terminación del servicio se determinarán según el contrato y las normas aplicables.

14. Confidencialidad y tratamiento de datos

Durante un proyecto pueden intercambiarse documentos, inventarios, planos, información operativa, datos de contacto u otra información de carácter reservado.

Las partes deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad que hayan acordado y las disposiciones legales que resulten aplicables a la información recibida.

El tratamiento de datos personales relacionado con solicitudes y servicios se realizará conforme a la normativa aplicable y a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales .

15. Novedades, incidentes y reclamaciones

Cualquier novedad, daño aparente, diferencia de inventario o incidente relacionado con un servicio deberá comunicarse por los canales acordados y dentro de los plazos establecidos en el contrato o en la normativa aplicable.

Para facilitar la revisión, podrá solicitarse información pertinente, como registros de inventario, actas de entrega, fotografías, documentos de transporte o informes técnicos.

La recepción de una reclamación no implica por sí misma la aceptación de responsabilidad. Cada caso será evaluado conforme a sus circunstancias, los documentos disponibles y las obligaciones legales y contractuales aplicables.

16. Legislación aplicable y solución de controversias

Estos términos se interpretarán conforme a la legislación colombiana, en la medida en que resulte aplicable al servicio contratado.

Las partes procurarán resolver de buena fe las diferencias relacionadas con la ejecución del servicio. Cuando no sea posible alcanzar un acuerdo, podrán acudir a los mecanismos de solución de controversias y autoridades competentes conforme al contrato y a la legislación aplicable.

17. Contacto

Para solicitar información sobre los servicios, aclarar condiciones de una propuesta o comunicar una consulta, puedes contactar a Phoenix Worldwide Logistics.