Cómo elegir una empresa de mudanzas corporativas: 10 preguntas antes de firmar

Para elegir una empresa de mudanzas corporativas, la cotización más baja no es el mejor criterio. Elija la que pueda demostrar cuatro cosas antes de firmar: que opera legalmente, que responde por los daños, que visitó sus instalaciones antes de cotizar y que entrega un plan escrito con inventario y cronograma. Si un proveedor no puede probar alguna de ellas, el ahorro inicial puede terminar en días sin operar, equipos dañados o cobros que no estaban en la propuesta.

En esta guía encontrará las 10 preguntas que conviene hacer a cada empresa, qué evidencia pedir en cada caso, las señales de alerta más comunes y una tabla para comparar cotizaciones con el mismo criterio.

Antes de pedir cotizaciones: qué información debe tener lista

Dos cotizaciones solo se pueden comparar si ambos proveedores partieron de la misma información. Prepare este paquete y envíelo igual a todos.

Inventario aproximado y planos de la nueva sede

No necesita un inventario exacto, pero sí un orden de magnitud de cada tipo de activo:

• Puestos de trabajo y mobiliario que se trasladan, y lo que se desecha o se dona.
• Equipos de cómputo, pantallas, impresoras y, si los hay, servidores o racks.
• Archivo físico, expresado en cajas o en metros lineales de estantería.
• Elementos especiales: cajas fuertes, obras de arte, equipos de laboratorio o maquinaria liviana.

Añada el plano de distribución de la nueva sede con el área asignada a cada equipo. Con él, el proveedor puede organizar la carga según el orden de descarga y evitar movimientos innecesarios en el destino.

Fechas, ventanas de carga y reglas de cada edificio

Muchos edificios de oficinas fijan horarios para mudanzas, exigen reservar el ascensor de carga y piden documentos al proveedor antes de autorizar el ingreso. Consulte a la administración de ambas sedes:

• Días y horarios permitidos para la mudanza.
• Reserva y protección de ascensores, pisos y zonas comunes.
• Documentos que exigen al proveedor (pólizas, listado de personal, afiliación a riesgos laborales).
• Acceso y espacio para que los camiones carguen y descarguen.

Pregunte también a cada proveedor cómo gestionará las restricciones de circulación de vehículos de carga en su ciudad, porque pueden condicionar el horario del traslado.

Quién decide y quién coordina por parte de su empresa

Una mudanza corporativa involucra a servicios generales, tecnología, compras y a los líderes de cada área. Defina desde el principio un coordinador interno, quién aprueba cambios de alcance o de fecha y quién recibe y firma la entrega en la nueva sede. Tener un único interlocutor de cada lado reduce los malentendidos y agiliza las decisiones.

10 preguntas que debe hacer a cada empresa de mudanzas corporativas

Haga las mismas preguntas a todos los proveedores y pida las respuestas por escrito. Cada pregunta incluye por qué importa, qué evidencia pedir y qué respuesta debería encender una alerta.

1. ¿Está habilitada para el transporte de carga?

En Colombia, una empresa necesita la habilitación del Ministerio de Transporte para prestar el servicio público de transporte terrestre automotor de carga, y ninguna empresa nueva puede operar hasta obtenerla (Decreto 173 de 2001, compilado en el Decreto 1079 de 2015). Si el proveedor de la mudanza subcontrata los vehículos, usted debe saber con qué transportadora trabajará.

Pida: el certificado de existencia y representación legal y la habilitación de la empresa que aportará los vehículos, sea el mismo proveedor o un tercero.

Señal de alerta: no sabe responder o propone «conseguir los camiones» cerca de la fecha.

2. ¿Quién responde si algo se daña o se pierde?

Los equipos, el mobiliario y el archivo de una oficina suelen valer mucho más que el servicio de mudanza. Antes de firmar debe quedar claro quién responde por un daño, hasta qué valor y cómo se reclama.

Pida: copia o certificado de la póliza que ampara los bienes durante el traslado, con su cobertura, valor asegurado, deducible y exclusiones. Pregunte también si existe cobertura por daños a las instalaciones (pisos, ascensores, fachadas), porque muchas administraciones de edificios la solicitan.

Señal de alerta: «tenemos seguro» sin ningún documento, o una cobertura que solo aplica mientras la carga va en el camión y no durante el embalaje, la carga o la descarga.

3. ¿Hará una visita técnica antes de cotizar?

Sin ver accesos, ascensores, distancias internas y puntos de carga, cualquier precio es una estimación que se puede ajustar después. La visita también permite detectar a tiempo maniobras especiales, como izar un elemento por fachada.

Pida: que la propuesta indique cuándo se hizo la visita, quién la hizo y qué supuestos se tomaron.

Señal de alerta: un precio cerrado por teléfono para el traslado de una oficina completa.

4. ¿Qué incluye exactamente la cotización?

Muchas diferencias de precio entre cotizaciones se explican por lo que cada una incluye. Pida un desglose que permita compararlas línea por línea:

• Personal y vehículos.
• Materiales de embalaje.
• Desmontaje y armado de puestos de trabajo.
• Recargos por trabajo nocturno, fines de semana o festivos.
• Maniobras especiales (izaje, escaleras, accesos restringidos).
• Almacenamiento temporal, si hiciera falta.
• Retiro de los residuos de embalaje.
• Seguro.

Señal de alerta: un precio global sin desglose, o partidas abiertas del tipo «otros» o «según lo que se presente».

5. ¿Cómo controlará el inventario de cada activo?

Lo que no se registra al salir no se puede reclamar al llegar. Un buen control de inventario también acelera la instalación, porque cada elemento llega directamente al área que le corresponde.

Pida: el método de identificación (etiquetas por área de destino, códigos, listados), el registro de salida y llegada, y un acta de entrega que compare lo recibido con el inventario inicial.

Señal de alerta: el proveedor trabaja «por cajas» o «por viajes», sin un registro de los activos.

6. ¿Cómo protegerá los equipos de cómputo y el archivo confidencial?

Los equipos de tecnología y el archivo físico concentran el riesgo de una mudanza de oficina: un equipo dañado detiene a una persona o a un área, y una caja de documentos extraviada puede ser un problema legal.

Pida:

• El tipo de embalaje para pantallas, equipos de cómputo y servidores.
• Quién desconecta y reconecta los equipos: el proveedor, el área de TI de su empresa o un tercero. Deje esta división por escrito.
• El procedimiento para el archivo confidencial: cajas cerradas y numeradas, registro de quién las manipula y entrega contra el inventario.

Antes del traslado, su área de TI debe asegurar las copias de respaldo de la información. Esa responsabilidad es de su empresa, no del proveedor de la mudanza.

Señal de alerta: equipos envueltos en mantas sin identificación, o ningún procedimiento específico para documentos.

7. ¿Quién coordinará el proyecto y cómo me comunico con esa persona?

Durante el traslado surgen decisiones que no pueden esperar: un ascensor fuera de servicio, un mueble que no cabe, un cambio de distribución. Necesita a una persona del proveedor que pueda resolverlas.

Pida: el nombre del coordinador, su disponibilidad durante los días del traslado, el canal de contacto y cómo informará el avance.

Señal de alerta: el asesor comercial desaparece después de firmar y la cuadrilla llega sin un responsable con capacidad de decisión.

8. ¿Puede trabajar fuera del horario laboral o por fases?

Dos formas de reducir la interrupción son mover la oficina cuando nadie trabaja en ella o trasladar un área a la vez. No todas las empresas pueden hacerlo, ni todas lo cobran igual.

Pida: una propuesta de plan (por fases, nocturno o en fin de semana) y los recargos expresados en la cotización.

Señal de alerta: solo trabaja en horario hábil, o los recargos aparecen después de firmado el contrato.

9. ¿Cómo gestiona la seguridad y salud en el trabajo de su personal?

Esta pregunta también protege a su empresa. El Decreto 1072 de 2015 (artículo 2.2.4.6.28) obliga al contratante a incluir los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de sus contratistas, y a verificar, antes de que empiece el trabajo y periódicamente, que su personal esté afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales.

Pida: las planillas o certificados de afiliación a la ARL del personal que trabajará en su sede, evidencia de que el proveedor tiene implementado su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y, si habrá tareas de riesgo como trabajo en alturas o izajes, los procedimientos y certificados correspondientes.

Señal de alerta: personal contratado «por día» sin afiliación verificable.

10. ¿Qué proyectos similares ha realizado y puedo verificarlos?

La experiencia relevante es la de proyectos parecidos al suyo en tamaño, tipo de activos y condiciones de los edificios. Un logo en una página web no permite saber qué se hizo.

Pida: dos o tres proyectos comparables, con su alcance, y si es posible el contacto de un cliente que acepte dar una referencia.

Señal de alerta: solo testimonios anónimos, o referencias que no se pueden verificar.

Señales de alerta en una cotización de mudanza corporativa

Si encuentra una o varias de estas señales, pida aclaraciones por escrito antes de seguir adelante:

• Precio cerrado sin visita técnica.
• Cotización sin desglose o con partidas abiertas.
• Ningún documento que respalde el seguro o la habilitación de los vehículos.
• Sin inventario ni acta de entrega.
• Sin un coordinador identificado para los días del traslado.
• Recargos por horario, pisos o maniobras que no aparecen en la propuesta.
• Personal sin afiliación verificable a riesgos laborales.
• Presión para firmar rápido con un descuento «solo por hoy».

Cómo comparar cotizaciones con el mismo criterio

Use esta tabla para registrar las respuestas de cada proveedor. Al llenarla se ve con claridad qué cotización es más barata porque incluye menos, y cuál ofrece más control por un precio similar.

Cómo responde Phoenix a estas preguntas

Las mismas preguntas que recomendamos hacer a cualquier proveedor se aplican a Phoenix Worldwide. Así trabaja nuestro servicio de reubicación de oficinas:

Al cierre, verificamos el inventario frente al registro inicial y revisamos los pendientes con usted antes de la entrega acordada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta anticipación debo contratar la mudanza de mi oficina?

Depende del tamaño de la oficina, de las reglas de los edificios y de si el traslado se hará por fases. Lo prudente es pedir cotizaciones con margen suficiente para hacer las visitas técnicas, comparar propuestas y reservar las fechas en ambos edificios.

¿Por qué no contratar una empresa de acarreos?

Para volúmenes pequeños, un servicio de acarreo puede ser suficiente. Cuando se trasladan puestos de trabajo, equipos de tecnología y archivo con una fecha límite, lo que cambia el resultado es la planificación, el control de inventario y la responsabilidad por los daños. Evalúe a cualquier proveedor con las mismas 10 preguntas, sin importar cómo se presente.

¿La empresa de mudanzas reconecta los equipos de TI?

Depende del alcance que se contrate. Algunas empresas reconectan los equipos y otras coordinan con el área de TI del cliente. Lo importante es dejar por escrito quién desconecta, quién reconecta y quién verifica que todo funcione. Las copias de respaldo de la información son responsabilidad de su empresa.

¿Qué pasa si la nueva sede no está lista en la fecha prevista?

Antes de firmar, acuerde cómo se reprograma el traslado, si el proveedor ofrece almacenamiento temporal y qué costos tendría cada opción.

Siguiente paso: ponga a prueba a su proveedor

Una buena mudanza corporativa se decide antes del primer día de traslado, con un proveedor que responde con evidencia. Haga estas 10 preguntas a cada empresa que esté considerando, Phoenix incluida.

¿Planea trasladar su oficina? Solicite una cotización para la reubicación de su oficina: haremos la visita técnica y le entregaremos una propuesta con cronograma y desglose de costos.

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