¿Hay que recalibrar los equipos después de mudar un laboratorio? Guía según ISO/IEC 17025

No siempre hay que recalibrar todos los equipos después de mudar un laboratorio, pero sí hay que verificar cada uno antes de volver a usarlo: así lo exige la ISO/IEC 17025:2017 en su cláusula 6.4.4. Los equipos que el fabricante o el método obligan a recalibrar tras un traslado, y los que sufrieron un golpe o dan resultados dudosos, sí se recalibran. Y si su laboratorio está acreditado por ONAC, el cambio de sede tiene un trámite propio que conviene planear desde el inicio.

Esta guía explica qué dice la norma, cómo decidir qué equipos recalibrar y cuáles basta con verificar, qué debe informar a ONAC y cómo organizar las verificaciones antes, durante y después de la mudanza.

Alcance: guía práctica. No sustituye el procedimiento de equipos de su laboratorio, las instrucciones de cada fabricante ni la consulta con ONAC.

Qué dice la ISO/IEC 17025 sobre los equipos que se trasladan

La norma, adoptada en Colombia como NTC-ISO/IEC 17025, no tiene un apartado sobre mudanzas, pero tres requisitos de su cláusula 6.4 (equipamiento) se aplican directamente:

6.4.3: el laboratorio debe tener un procedimiento para manipular, transportar, almacenar, usar y mantener sus equipos, de modo que funcionen correctamente y no se contaminen ni se deterioren.
6.4.4: el laboratorio debe verificar que el equipo cumple los requisitos especificados antes de instalarlo o reinstalarlo para su servicio.
6.4.9: el equipo que sufrió un mal manejo, que da resultados dudosos o que muestra defectos debe ponerse fuera de servicio hasta comprobar que funciona correctamente, y el laboratorio debe evaluar el efecto sobre los resultados anteriores mediante su procedimiento de trabajo no conforme.

Una mudanza es exactamente el caso de «reinstalar» un equipo. Por eso la verificación no es opcional, y por eso todo golpe o incidente durante el traslado debe registrarse: si ocurre, ese equipo pasa directamente al grupo de los que hay que revisar a fondo.

Verificar, comprobar o recalibrar: no es lo mismo

Estos términos suelen usarse como sinónimos, pero implican trabajos, tiempos y costos distintos:

Calibración: comparación del equipo con un patrón con trazabilidad metrológica para conocer su error y su incertidumbre. La realiza un laboratorio competente y queda en un certificado.
Verificación: comprobación, con evidencia objetiva, de que el equipo cumple los requisitos que el laboratorio especificó para su uso; por ejemplo, medir un patrón o un material de referencia en los puntos críticos y comparar con criterios de aceptación.
Comprobación intermedia: verificación periódica entre dos calibraciones para mantener la confianza en el estado del equipo (cláusula 6.4.10).
Prueba de funcionamiento: confirmar que el equipo enciende, opera y cumple su función, sin medir su exactitud. Sirve para equipos sin función de medición.

La diferencia importa porque recalibrar todo por precaución alarga el tiempo sin operar y el presupuesto, mientras que limitarse a encender los equipos deja sin respaldo los resultados. El objetivo es asignar a cada equipo el nivel de control que justifica su riesgo.

Qué equipos recalibrar y cuáles basta con verificar

Un criterio práctico es clasificar los equipos en tres grupos antes de la mudanza. Los ejemplos son orientativos: la decisión final corresponde al procedimiento de su laboratorio, a las instrucciones de cada fabricante y a los requisitos de cada método.

Grupo	Cuándo aplica	Ejemplos orientativos	Qué hacer en la nueva sede
1. Recalibrar	El fabricante o el método lo exigen tras un traslado; el equipo sufrió un golpe o un incidente; su desempeño depende de la instalación.	Máquinas universales de ensayo; equipos ópticos de alta precisión; cabinas de bioseguridad y campanas cuyo desempeño depende de la instalación (según fabricante).	Calibración o recertificación por un laboratorio competente o por el fabricante antes de liberar el equipo.
2. Verificar	Equipo de medición sin incidentes durante el traslado y con calibración vigente.	Balanzas (tras nivelarlas y ajustarlas según su manual), espectrofotómetros, termómetros, equipos de temperatura controlada.	Verificación documentada con patrones o materiales de referencia y criterios de aceptación definidos; si falla, pasa al grupo 1.
3. Probar funcionamiento	Equipo sin función de medición que afecte los resultados.	Agitadores, planchas sin uso metrológico, mobiliario técnico.	Prueba de funcionamiento y registro.

Equipos que conviene recalibrar

Están aquí, en primer lugar, los equipos cuyo fabricante exige una nueva calibración después de cualquier traslado. Instron, por ejemplo, indica que sus máquinas universales de ensayo deben recalibrarse tras ser reubicadas. También entran los equipos que sufrieron un golpe o una vibración fuera de lo normal, y aquellos cuyo desempeño depende de su montaje o del entorno. Revise el manual de cada uno antes de clasificarlo.

Equipos que pueden volver al servicio con una verificación

Si un equipo de medición viajó bien embalado, no registró incidentes y tiene la calibración vigente, una verificación documentada en la nueva sede puede bastar para demostrar que sigue cumpliendo los requisitos. Las balanzas analíticas son un buen ejemplo de por qué la instalación cuenta: sus manuales, como los de Mettler Toledo, incluyen pasos para elegir la ubicación, nivelar y ajustar la balanza antes de usarla.

Equipos que solo requieren prueba de funcionamiento

Los equipos que no generan ni influyen en una medición necesitan menos control: basta confirmar que funcionan y dejar constancia. Clasificarlos bien libera tiempo y presupuesto para los equipos de los grupos 1 y 2.

Si su laboratorio está acreditado por ONAC

ONAC regula este caso en la Nota Técnica Externa NTE-3.3-15, versión 2 del 8 de noviembre de 2024, dirigida a laboratorios de ensayo, de calibración y clínicos, proveedores de ensayos de aptitud y productores de materiales de referencia. Para ONAC, cambiar de sede incluye trasladarse a otra dirección, pero también a otra torre, bloque, oficina o piso del mismo edificio.

Qué debe informar

Antes de implementar el cambio, el laboratorio debe escribir a onac@onac.org.co, con copia a la coordinación sectorial de su esquema, indicando al menos:

La sede y el alcance acreditado que se verán afectados.
La dirección de la nueva sede.
Las fechas previstas de inicio y fin del cambio, incluidas las actividades para asegurar el cumplimiento de los requisitos de acreditación.
La fecha prevista para empezar a emitir resultados en la nueva sede.
Si el cambio afecta el registro en la Cámara de Comercio.
El impacto sobre las actividades acreditadas.

Al terminar, el laboratorio debe confirmar a ONAC que finalizó el cambio y las actividades previstas.

Con o sin suspender la emisión de resultados

La nota prevé dos escenarios:

Con suspensión voluntaria. El laboratorio deja de emitir resultados como acreditado, total o parcialmente, desde que empieza el cambio hasta que asegura el cumplimiento de los requisitos en la nueva sede. ONAC levanta la suspensión cuando el laboratorio confirma que terminó.
Sin suspensión. Solo es posible si el traslado y la confirmación de todos los requisitos caben en días no laborables para el laboratorio, como un fin de semana. Una vez empieza a emitir resultados en la nueva sede, no puede volver a hacerlo en la anterior, y nunca puede emitir resultados acreditados en las dos sedes a la vez.

En ambos casos, ONAC verifica el cambio con una evaluación. Si es extraordinaria, se programa dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha en que el laboratorio empieza a emitir resultados en la nueva sede, y no admite reprogramación. Mientras tanto, ONAC publica una nota en su Directorio Oficial de Acreditados indicando que el laboratorio está en proceso de traslado.

La consecuencia práctica: las fechas que informe a ONAC deben coincidir con el cronograma del traslado y de las verificaciones. Por eso conviene definir ambos a la vez.

¿Está planeando el cambio de sede de un laboratorio acreditado? Coordine el traslado con las fechas que informará a ONAC.

Planificar la reubicación de mi laboratorio

Plan de calibración y verificación para la mudanza

Lo que se hace antes del traslado es lo que permite demostrar después que el traslado no afectó los resultados.

Antes del traslado

Actualice el inventario de equipos con número de serie, fecha y estado de calibración, y ubicación del certificado.
Registre el desempeño actual de cada equipo del grupo 2 (última verificación o comprobación intermedia): será su punto de comparación.
Revise los requisitos de traslado de cada fabricante: bloqueos de transporte, embalaje original, posición y si exige su propio técnico.
Clasifique los equipos en los tres grupos y defina los criterios de aceptación de las verificaciones.
Coordine con fabricantes y laboratorios de calibración las fechas de calibración en la nueva sede. Si alguna calibración vence cerca de la mudanza, considere programarla después del traslado.
Si está acreditado, informe a ONAC con fechas coherentes con este plan.

Durante el traslado

Embale cada equipo según su sensibilidad, con protección antivibración y control de temperatura cuando aplique.
Registre cualquier incidente (golpes, caídas, exposición a temperaturas fuera de rango). Ese equipo pasa al grupo 1.
Mantenga la trazabilidad de cada equipo desde que sale hasta que llega a su posición final.

Después del traslado

Confirme primero las condiciones ambientales del nuevo laboratorio (temperatura, humedad, vibración, servicios) que exigen sus métodos y equipos.
Reconecte servicios, nivele y deje estabilizar los equipos el tiempo que indique cada fabricante.
Ejecute calibraciones, verificaciones y pruebas según el grupo de cada equipo.
Registre los resultados en la hoja de vida de cada equipo y libérelo formalmente para su uso.

Lo que puede salir mal: un caso colombiano

En 2019, una tesis de la Universidad de Antioquia documentó que el Laboratorio Departamental de Salud Pública de Antioquia tuvo inconvenientes en un cambio de sede porque la empresa externa que trasladó los equipos los manejó mal. La experiencia llevó a proponer un procedimiento propio de desmontaje, preinstalación, instalación y pruebas técnicas, que empieza por actualizar el inventario y las hojas de vida de los equipos.

La lección no es que haya que hacerlo todo con personal propio, sino que el traslado debe planificarse junto con la verificación de los equipos, con un proveedor que entienda qué está moviendo.

Cómo coordina Phoenix la recalibración en una reubicación

Phoenix Worldwide no es un laboratorio de calibración: coordina el traslado para que las verificaciones y calibraciones puedan hacerse a tiempo y con el equipo en buen estado. En su servicio de reubicación de laboratorios:

Levanta el inventario de equipos con números de serie y certificados de calibración, además de reactivos, estándares de referencia y muestras.
Coordina la desconexión de gases especiales, agua purificada, vacío y extractores, con personal competente.
Embala los equipos con protección antivibración y traslada muestras y reactivos termosensibles con temperatura controlada cuando el proyecto lo requiere.
Verifica las condiciones ambientales relevantes en destino, como temperatura, humedad y vibraciones del suelo.
Coordina la recalibración con el fabricante original y la intervención de sus técnicos, y da soporte a la calificación IQ/OQ/PQ de la instalación.
Registra el estado de los equipos en la entrega.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe hacer la recalibración?

Un laboratorio de calibración competente para la magnitud, preferiblemente acreditado por ONAC, o el servicio técnico del fabricante cuando el equipo lo requiera. Lo importante es asegurar la trazabilidad metrológica; si su laboratorio está acreditado, también debe cumplir la política de trazabilidad de ONAC.

¿Siguen valiendo los certificados de calibración vigentes?

El certificado documenta el estado del equipo en el momento en que se calibró. Si el equipo se trasladó sin incidentes y la verificación en la nueva sede cumple los criterios de aceptación, su procedimiento puede permitir mantener el intervalo de calibración. Si la verificación falla o hubo un incidente, el equipo debe recalibrarse antes de usarse.

¿Cuánto tiempo hay que reservar para recalibrar?

Depende de la disponibilidad de los fabricantes y laboratorios de calibración, de la cantidad de equipos del grupo 1 y de la necesidad de estabilizar los equipos en la nueva sede. Por eso conviene acordar fechas antes de la mudanza e incluirlas en el cronograma.

¿Aplica lo mismo a un laboratorio clínico?

La lógica es la misma, y la nota técnica de ONAC sobre cambios de sede también se dirige a los laboratorios clínicos acreditados. Los requisitos de equipos, en ese caso, son los de la ISO 15189, que su laboratorio debe revisar para su procedimiento.

Siguiente paso: planifique el traslado con la verificación incluida

Un laboratorio que cambia de sede sin interrupciones innecesarias no es el que recalibra todo, sino el que decide antes qué controlar en cada equipo y mueve todo con ese plan.

¿Va a cambiar de sede su laboratorio? Comparta su inventario de equipos y le ayudaremos a planificar el traslado, el embalaje y la coordinación de recalibraciones con los fabricantes.